Wichteln-Einladung an Kolleg:innen: 6 Vorlagen zum Kopieren

Die Idee steht, das Budget auch, jetzt fehlt nur noch die Einladung. Und genau da hängt es oft: Wie förmlich soll der Text sein? Was muss alles rein? Und wie klingt es nicht nach Pflichtveranstaltung?

Hier findest du sechs Vorlagen zum Kopieren, von der förmlichen Rundmail bis zur kurzen Teams-Nachricht. Ersetze einfach die Platzhalter in eckigen Klammern.

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Was in jede Einladung gehört

Egal ob locker oder förmlich, diese Punkte sollten immer drinstehen:

• Budget, zum Beispiel 10 bis 15 €
• Anmeldefrist, nach der ausgelost wird
• Übergabetermin und Ort
• Anmeldelink
• Freiwilligkeit: ein Satz, dass niemand mitmachen muss

Vorlage 1: Förmliche Rundmail

Passt für größere Unternehmen oder wenn HR offiziell einlädt.

Betreff: Einladung zum Weihnachtswichteln [Jahr]

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

auch in diesem Jahr möchten wir die Vorweihnachtszeit mit einem gemeinsamen Wichteln verbinden. Die Teilnahme ist natürlich freiwillig.

So funktioniert es:

• Anmeldung bis [Datum] über diesen Link: [Link]
• Budget: [Betrag] € pro Geschenk
• Am [Datum] wird ausgelost, und alle erfahren, wen sie beschenken.
• Die Übergabe findet am [Datum] bei [Weihnachtsfeier/Teammeeting] statt.

Bei Fragen meldet euch gern bei [Name].

Viele Grüße [Name]

Vorlage 2: Lockere Team-Mail

Für Teams, in denen man sich duzt und gern Emojis benutzt.

Betreff: 🎁 Wer wichtelt mit?

Hallo zusammen,

es ist wieder so weit: Wir wichteln! Wer Lust hat, trägt sich bis [Datum] hier ein: [Link]

Budget: [Betrag] €. Ausgelost wird am [Datum], ausgepackt am [Datum] beim [Teamfrühstück/Weihnachtsessen].

Kein Muss, aber jede Menge Spaß. 🎄

[Name]

Vorlage 3: Kurze Nachricht für Teams oder Slack

Für den Team-Kanal. Kurz, damit sie nicht im Chat untergeht.

🎁 Wichteln [Jahr]! Wer mitmachen will, trägt sich bis [Datum] ein: [Link] Budget [Betrag] €, Übergabe am [Datum]. Freiwillig, aber schön. 🙂

Tipp: Pinne die Nachricht im Kanal an, damit der Link nicht nach oben rutscht.

Vorlage 4: Schrottwichteln

Beim Schrottwichteln wird verschenkt, was zu Hause herumsteht und niemand mehr braucht. Die Einladung sollte die Regeln kurz erklären.

Betreff: Schrottwichteln: Endlich weg mit dem Kram!

Hallo zusammen,

dieses Jahr wird es ungewöhnlich: Wir machen Schrottwichteln! Jede:r bringt etwas mit, das zu Hause herumsteht und dringend ein neues Zuhause braucht. Je absurder, desto besser, Hauptsache verpackt.

Die Regeln:

• Kein Geld ausgeben, nur Vorhandenes verschenken
• Nichts Kaputtes und nichts, was jemanden verletzt
• Anmeldung bis [Datum]: [Link]

Ausgepackt wird am [Datum]. Ich freue mich auf eure Fundstücke!

[Name]

Mehr Varianten findest du in unseren Wichtel-Themen und Mottos.

Vorlage 5: Remote- oder Hybrid-Team

Für Teams, die nicht alle im Büro sitzen.

Betreff: Wichteln auf Distanz: Seid ihr dabei?

Hallo zusammen,

auch wenn wir nicht alle im selben Büro sitzen, wollen wir dieses Jahr zusammen wichteln.

• Anmeldung bis [Datum]: [Link]
• Budget: [Betrag] €
• Geschenk-Idee: Am einfachsten sind digitale Geschenke wie Gutscheine. Wer etwas Physisches verschenken möchte, schickt es bitte ans Büro, nicht an die Privatadresse.
• Am [Datum] packen wir gemeinsam im Video-Call aus: [Call-Link]

Viele Grüße [Name]

Vorlage 6: Erinnerung kurz vor der Anmeldefrist

Ein paar Tage vor Ende der Anmeldung lohnt eine kurze Erinnerung.

⏰ Letzte Chance fürs Wichteln! Die Anmeldung läuft noch bis [Datum]: [Link] Am [Datum] wird ausgelost. Wer schon dabei ist: danke, ihr müsst nichts weiter tun!

Bonus: Datenschutz-Hinweis für offizielle Firmenaktionen

Wenn das Unternehmen das Wichteln offiziell organisiert, möchte eure Datenschutz-Abteilung vielleicht einen Hinweis in der Einladung. Ein Beispiel, das ihr mit euren Datenschutzbeauftragten abstimmen solltet:

Für das Wichteln nutzen wir [Tool]. Gespeichert werden nur dein Name, auf Wunsch deine E-Mail-Adresse und deine freiwilligen Wünsche. Die Daten werden nach dem Wichteln automatisch gelöscht. Die Teilnahme ist freiwillig.

Worauf es beim Datenschutz sonst noch ankommt, erklären wir in Wichteln in der Firma: Datenschutz und DSGVO. Für offizielle Firmenaktionen mit AV-Vertrag und Rechnung gibt es Wichtelplan Business.

Fazit

Eine gute Wichtel-Einladung ist kurz, nennt Budget, Frist und Übergabe und macht klar, dass niemand mitmachen muss. Mit einem Anmeldelink sparst du dir außerdem die Teilnehmerliste.

Wie es nach der Einladung weitergeht, liest du in Büro-Wichteln organisieren.

Häufige Fragen

Wann sollte man zum Büro-Wichteln einladen?

Etwa vier Wochen vor der Übergabe. Dann bleibt genug Zeit für die Anmeldung, die Auslosung und den Geschenkekauf. Bei Versand an andere Standorte lieber fünf Wochen vorher.

Was gehört in eine Wichtel-Einladung?

Budget, Anmeldefrist, Übergabetermin, der Anmeldelink und der Hinweis, dass die Teilnahme freiwillig ist. Bei Varianten wie Schrottwichteln zusätzlich eine kurze Erklärung der Regeln.

Muss ich alle Kolleg:innen einzeln einladen?

Nein. Mit einem Einladungslink postest du eine Nachricht in den Team-Kanal oder schickst eine Rundmail, und alle tragen sich selbst ein.